Gestió d’albarans interns

El nostre client, amb 20000 albarans l’any i 2 empleats, té un flux diari important de distribució que verifica mitjançant els albarans d’entrega que els seus transportistes fan signar als compradors.

Aquests documents després li són essencials per cobrar les factures que emet a final de mes i per tant la seva bona gestió esdevé crítica. Sovint té incidències per a no haver detectat albarans extraviats o sense signatura, malgrat els recursos interns que hi dedicava.

A mes, qualsevol demanda de comprovació per part dels seus compradors, li suposava cercar l’albarà corresponent, digitalitzar-lo i enviar-lo per correu electrònic mitjançant un procès especialment feixuc en moments crítics de tancament de la facturació.

Les solucions aportades foren:

• Recollida diària de la documentació
• Digitalizació, indexació i captura de les dades crítiques de l’albarà (nº, NIF, data...).
• Control visual de signatura i modificacions
• Control de duuplicats i versions
• Classificació dels documents en arxivadors numerats preparats per custòdia
• Generació diària d’un fitxer d’intercanvi per integrar les dades al programari de gestió
• Plataforma web de consultes per als clients